Por que a produtividade nas empresas é importante e como ela afeta o negócio?

O que é produtividade nas empresas?

Produtividade nas empresas é a relação entre o que a operação entrega e os recursos utilizados para realizar essas entregas. Na definição da OCDE, a produtividade do trabalho considera a produção por hora trabalhada e depende também de fatores como tecnologia, capital e organização.

O tempo é uma das medidas possíveis. O BLS, órgão de estatísticas do trabalho dos Estados Unidos, explica que a avaliação pode considerar outros recursos, como materiais, energia e serviços.

Em um exemplo ilustrativo, uma equipe que conclui 20 solicitações em 10 horas entrega 2 solicitações por hora. Esse número ajuda a acompanhar a operação, mas precisa de contexto: solicitações simples e complexas não exigem o mesmo esforço.

Também é necessário verificar se as entregas foram concluídas corretamente. Uma solicitação encerrada que precisa ser refeita consome tempo adicional e pode comprometer a experiência do cliente.

Por que a produtividade nas empresas é importante?

A produtividade nas empresas é importante porque permite acompanhar a eficiência da operação e orientar decisões sobre processos, recursos e capacidade de entrega. O BLS destaca que gestores utilizam essas medidas para avaliar mudanças nos custos e eficiência.

Quando uma atividade exige menos recursos para produzir uma entrega equivalente, seu custo por unidade pode diminuir. A OIT relaciona ganhos de produtividade à redução dos custos por unidade, considerando também a importância das condições de trabalho.

Na rotina, essa análise ajuda a responder perguntas concretas: a equipe consegue atender à demanda atual? Uma etapa está consumindo mais tempo do que antes? Há atividades sendo refeitas por falta de informação?

As respostas orientam escolhas sobre treinamento, distribuição do trabalho e revisão de processos. O efeito financeiro depende também da demanda, dos preços e de outros custos, por isso uma melhoria de produtividade não garante aumento de lucro.

Como a baixa produtividade afeta a empresa?

A baixa produtividade faz a empresa utilizar mais recursos para realizar entregas equivalentes e pode aparecer como retrabalho, atrasos ou acúmulo de pendências. O NIST, instituto norte-americano de padrões e tecnologia, identifica atrasos na comunicação e falhas no fluxo de informações como problemas das rotinas administrativas.

No atendimento, isso pode acontecer quando alguém precisa procurar dados em vários lugares, confirmar repetidamente quem cuida de um cliente ou corrigir uma resposta enviada sem contexto. Esses são exemplos ilustrativos de situações que merecem investigação.

A fragmentação do trabalho também aparece em pesquisas. No levantamento global Work Trend Index de 2025, 48% dos funcionários entrevistados disseram sentir o trabalho caótico e fragmentado. O dado sobre trabalho fragmentado descreve aquele público pesquisado, formado por profissionais que normalmente trabalham em uma mesa, e não todas as empresas brasileiras.

O fundador da Trakium relata um caso em que várias pessoas atendiam pelo mesmo WhatsApp sem clareza sobre quem acompanhava cada cliente. Ao atribuir um responsável às conversas, a equipe passou a identificar essa responsabilidade com mais clareza.

Esse relato mostra uma mudança na organização do atendimento compartilhado. Não foram informadas métricas de tempo ou resultados comerciais.

Indicadores para acompanhar entregas e qualidade

Comece por uma entrega que faça sentido para a atividade: solicitações resolvidas, pedidos processados ou propostas concluídas. Depois, registre os recursos utilizados e mantenha o mesmo critério de comparação ao longo do tempo.

Retrabalho e cumprimento de prazos ajudam a interpretar a produtividade, mas não substituem a relação entre entregas e recursos. Compare atividades de complexidade semelhante e registre mudanças no volume ou no tipo de demanda.

No atendimento, os relatórios de atendimento da Trakium apresentam volume de conversas, tempos e desempenho. Esses dados podem apoiar a investigação da operação, desde que sejam interpretados conforme o processo da equipe.

Acompanhe a medida principal junto com indicadores complementares:

Primeiros ajustes para melhorar o processo

Escolha um gargalo e observe como a atividade acontece antes de alterar a rotina. O NIST apresenta o mapeamento de processos como um caminho para identificar desperdícios e selecionar áreas de melhoria.

Se o problema estiver nos retornos esquecidos, registre tarefas com prazo e responsável. Na Trakium, essas tarefas podem ser vinculadas a conversas e oportunidades.

Se a dificuldade estiver na repetição de explicações, os modelos de mensagens rápidas podem apoiar a rotina. O conteúdo precisa ser revisado e adaptado a cada atendimento.

Ampliar a jornada exige cuidado. Um relatório da OIT aponta que jornadas mais longas estão, em geral, associadas a menor produtividade por unidade de trabalho. A avaliação deve considerar como o trabalho está organizado e quais obstáculos dificultam as entregas.

Uma sequência prática é:

• Identificar uma atividade com atrasos, correções frequentes ou etapas repetidas.
• Registrar quem participa, quais informações são necessárias e onde surgem as dificuldades.
• Definir uma mudança pequena, com responsável e critério de avaliação.
• Comparar os resultados, observando também qualidade e prazos.